NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ MÁY MÓC THIẾT BỊ

Quy trình quản lý máy móc thiết bị được xây dựng với mục đích tận dụng tối ưu năng suất hoạt động của máy móc thiết bị. Chúng được sử dụng hiệu quả nhất khi doanh nghiệp có kết hợp sử dụng phần mềm quản lý. Ứng dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp luôn mang đến những giải pháp quản lý thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp nâng cao và duy trì năng suất.

Không quản lý máy móc thiết bị sẽ gây nên hậu quả gì?

Máy móc thiết bị là nhóm tài sản chiếm vai trò quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp chuyên sản xuất, chế tạo, vận hành,… Vì vậy, nhóm tài sản này nếu được quản lý chặt chẽ, đảm bảo về năng lực và chất lượng thì quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng sẽ suôn sẻ và thuận lợi hơn, nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên, dường như việc quản lý máy móc thiết bị tại các công ty ở nước ta vẫn còn khá thô sơ và bị coi nhẹ. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả như sau:

• Hao mòn tài sản cố định lớn. Do không có chương trình sử dụng đúng quy trình nên thời gian chết của tài sản cao.
• Quá trình thống kê dữ liệu liên quan đến tài sản khó khăn và mất nhiều thời gian để trích xuất.
• Gây thiệt hại lớn về nhân lực cũng như ngân quỹ của công ty.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng luân chuyển vốn của công ty.

Chính vì những lý do trên, các doanh nghiệp nên tập trung xây dựng quy trình quản lý thiết bị dưới dạng biểu mẫu, hoặc tốt nhất là bằng các phần mềm ứng dụng uy tín.

Thực trạng quản lý máy móc thiết bị tại các doanh nghiệp

• Tình trạng máy móc thiết bị đã cũ nát, chắp vá ở Việt Nam đang khá phổ biến đặc biệt các ngành sản xuất. Điều đó ảnh hưởng đến độ chính xác của thiết bị, chất lượng sản phẩm, thị hiếu khách hàng trong thời buổi thị trường như hiện nay.
• Việc quản lý máy móc thiết bị còn khá sơ sài ở các công ty, đơn vị kinh doanh ở nước ta. Hầu hết các dữ liệu liên quan đến máy móc thiết bị đều được ghi chép và lưu trữ bằng phương pháp thủ công. Đồng thời, các thủ tục hành chính, xác thực dữ liệu, chuyển máy móc thiết bị văn bản được xử lý theo phương thức truyền thống thông qua việc đối chiếu, kiểm tra, rà soát lại nhiều lần so với ban đầu.

Ngày nay, nhận thấy bất cập này, nhiều công ty đã tích cực đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác quản lý máy móc thiết bị. Trong trường hợp chưa kể đến việc phát triển quy trình quản lý máy móc thiết bị hiện đại, tiên tiến hơn thì rất có thể việc làm trên sẽ khiến công ty phát sinh nhiều chi phí, nhân lực và thời gian. Ngoài ra, nguồn lực của công ty không thể được tối ưu hóa. Thứ nhất, máy móc thiết bị sẽ xuống cấp. Thứ hai, máy móc thiết bị không được bảo trì đúng cách và kịp thời

Quy trình quản lý máy móc thiết bị 

Bắt đầu giám sát vòng đời của máy móc thiết bị

• Giám sát vòng đời là cách để doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm cần bảo dưỡng, bảo trì hoặc đôi khi là sửa chữa. Một kế hoạch được xây dựng từ ứng dụng công nghệ sẽ giúp quá trình khai thác thông tin chính xác và hiệu quả. Từ những phần mềm công nghệ đó, việc phân tích cũng thuận lợi và đưa ra giải pháp khắc phục cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Để bắt đầu theo dõi vòng đời của tài sản, công ty chọn dữ liệu liên quan mà họ muốn thực hiện để theo dõi. Khi đó, quá trình quản lý máy móc thiết bị sẽ thực sự được bắt đầu. 
• Công ty có thể chọn nhập dữ liệu về thời điểm mua thiết bị, giá thành, thời điểm chúng bắt đầu được sử dụng và thời gian hết hạn bảo trì, bảo hành. Các công việc còn lại bao gồm tính toán thời gian làm việc tối đa, thời gian bảo trì, khấu hao tài sản, ... sẽ do phần mềm công nghệ đảm nhận. Vì như vậy, nhân viên quản lý thiết bị máy móc sẽ làm việc chủ động hơn rất nhiều. 
• Các giai đoạn cụ thể trong quy trình bảo trì tài sản cũng sẽ được lưu trữ trong phần mềm để tạo bộ lịch sử bao gồm dữ liệu nhằm mục đích xây dựng kế hoạch cụ thể. Công ty sẽ có được số liệu mới nhất về tổng ngân sách sở hữu đối với máy móc thiết bị, hiện trạng của nhóm tài sản này để đưa ra quyết định hợp lý. 

Xác định thời gian sửa chữa

• Khi máy móc thiết bị hoạt động quá thời gian cho phép cần nhanh chóng đưa vào quy trình bảo trì, bảo dưỡng. Đó là phương án tối ưu nhất để hạn chế những sai sót mắc phải ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Một khiếm khuyết nhỏ trên máy cũng có thể khiến tất cả hệ thống hoạt động, lúc này công việc kiểm tra, sửa chữa sẽ càng tốn kém, mất nhiều thời gian và tiền bạc hơn. Hơn nữa, việc bảo trì máy móc thiết bị muộn cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. 
• Với việc ứng dụng phần mềm vào quy trình quản lý máy móc thiết bị, công ty có thể xây dựng một kế hoạch bảo trì dự báo. Họ sẽ theo dõi tình trạng thực tế của máy một cách chi tiết nhất. Trên cơ sở đó dự báo được thời gian tương đối để thực hiện bảo dưỡng nhằm hạn chế những sự cố không đáng có trong quá trình vận hành, sản xuất. Trang thiết bị là nhóm tài sản vô cùng quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Để tối ưu hóa ngân sách tài chính, bạn cần tính toán năng suất hoạt động của máy móc, thời gian hoạt động tối đa của chúng để tiến hành bảo dưỡng đúng thời hạn. Đó là cách tiết kiệm ngân sách tài chính tối đa thay vì phải làm mới toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị,

Vòng đời của máy móc và thiết bị

• Các tài sản hàng đầu đều sở hữu một vòng đời chuyên biệt để hoạt động với công suất mà người sử dụng yêu cầu. Tuy nhiên, sau một thời gian hoạt động cụ thể, bất kỳ loại tài sản nào cũng có thể phải đối mặt với việc giảm công suất. Để xây dựng khối lượng công việc tối ưu, công ty cần ước tính chu kỳ sống của tài sản để quản lý máy móc thiết bị.
• Hạn chế sự gián đoạn của thiết bị, máy móc trong quá trình hoạt động là điều mà mọi tổ chức công ty đều mong muốn. Vì vậy, việc phòng ngừa và bảo trì là biện pháp hiệu quả nhất để thực hiện kinh phí. Ở từng giai đoạn cụ thể sẽ tiến hành giám sát, kiểm tra để hạn chế tỷ lệ hỏng hóc của hệ thống thiết bị và máy móc Phương pháp này cũng sẽ hỗ trợ hệ thống thiết bị Máy móc thiết bị kéo dài tuổi thọ, khi vòng đời tăng lên, nó tối ưu hóa năng suất hoạt động và làm việc. Các tổ chức và công ty sẽ luôn nhận được nhiều giá trị nhất từ máy móc và thiết bị.

Mọi tổ chức cần nhận thức được tính cấp thiết và tầm quan trọng của quá trình quản lý thiết bị giúp họ có thể dự trù kinh phí và tăng hiệu quả của đội, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch vận hành và sản xuất tối ưu cho tổ chức. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp công nghệ cho việc quản lý thiết bị trở nên tối ưu và hiệu quả, hãy liên hệ Công ty chúng tôi để được tư vấn.